Distribuitor autorizat software C.T.C.E. Piatra Neamt
Facebook Twitter Google
Informatii telefonice Lu-Vi: 09-17
0720 528 028

Regulamentul de organizare si functionare

Inapoi
Home » Blog » Regulamentul de organizare si functionare
Regulamentul de organizare si functionare - LEGIStm
20/05/2021

Regulamentul de organizare și fucționare

 

Generalități privind structura și funcționarea unei organizații

 

Să nu uităm că noi, ca indivizi, cu toții facem parte din diverse organizații; ne naștem, trăim și murim în cadrul unor organizații.

 

Organizațiile sunt sisteme complexe, bazate în primul rând pe unitatea unei grupări umane, care marșează spre același punct împreună, având ca obiectiv comun îndeplinirea scopului propus.

 

Cu cât rezultatul este vizibil mai curând cu atât vom spune despre aceasta organizație ca si-a optimizat resursele într-o manieră eficientă.

 

Organizarea şi funcţionarea unei organizații implică printre altele:

 

 

Mediul intern al organizației reunește totalitatea factorilor care influențează în mod direct activitatea organizației. Mediul intern cuprinde:

 

 

Sistemul organizatoric al unei unități reuneşte două categorii principale de organizare:

 

 

Organizarea formală reuneşte totalitatea elementelor organizatorice stabilite de managementul organizaţiei şi consemnate în documente cum ar fi:

 

 

Organizarea formală este structurată pe două coordonate:

 

 

Organizarea procesuală cuprinde:

 

 

Organizarea structurală se reflectă în structura organizatorică a firmei şi are în componenţă următoarele elemente:

 

 

 

Organizarea informală este asociată organizării formale şi se referă la contactele şi interacţiunile umane cu caracter organizatoric care apar şi se dezvoltă în mod spontan şi natural între membrii unei organizaţii.

 

Relaţiile organizatorice surprind raporturile care se stabilesc între posturi, funcţii şi compartimente existente într-o organizaţie.

 

Relaţiile organizatorice pot fi:

 

 

Relaţiile de autoritate pot fi, la rândul lor:

 

 

Relaţiile ierarhice se stabilesc între titularii posturilor manageriale şi cei ai posturilor de execuţie, precum şi între titularii unor posturi manageriale situate pe niveluri ierarhice diferite.

 

Relaţiile funcţionale se stabilesc între două compartimente ale firmei, unul dintre acestea având autoritate funcţională asupra celuilalt şi se concretizează în transmiterea de indicaţii şi proceduri din domeniul său de activitate.

 

Relaţiile de stat major apar atunci când unor persoane sau grupuri de persoane li se deleagă de către un manager sarcina soluţionării unor probleme care afectează obiectivele unuia sau mai multor compartimente.

 

Relaţiile de cooperare se stabilesc între posturi situate pe acelaşi nivel ierarhic, care aparţin însă unor compartimente diferite. Acest tip de relaţii organizatorice facilitează soluţionarea operativă a unor probleme ce apar în firmă cu o anumită periodicitate.

 

Relaţiile de control se stabilesc între două compartimente, unul dintre acestea având competenţă de control asupra celuilalt (spre exemplu, relaţia dinte compartimentul tehnic al calităţii produselor şi o secţie de fabricaţie).

 

Principalele documente de formalizare a structurii organizatorice sunt:

 

 

Organigrama este o reprezentare grafică a structurii organizatorice cu ajutorul anumitor simboluri şi pe baza unor reguli specifice.

 

Organizaţiile utilizează trei tipuri principale de organigrame:

 

 

Descrierile de funcţii cuprind elementele definitorii pentru fiecare funcţie din organizaţie. O descriere de funcţie cuprinde:

 

 

Descrierile de posturi cuprind:

 

 

Descrierea de funcţie cuprinde:

 

 

Descrierile de posturi cuprind:

 

 

Regulamentul intern al unei organizații

 

Codul muncii reglementează, expres, doar problematica regulamentului intern (art. 241- 246), ca şi act obligatoriu, nu şi a regulamentului de organizare şi funcţionare.

 

Regulamentul de ordine interioară (ROI) este un izvor specific al dreptului muncii care reglementează în mod concret, în baza legislației muncii şi problemele de ordin disciplinar din cadrul unităţii respective.

 

Regulamentul intern (sau Regulamentul de ordine interioară) este documentul unei organizaţii care se întocmește de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanţilor salariaţilor, se întocmește şi se aprobă de către conducerea organizaţiei şi este afişat în mod obligatoriu în cadrul unităţii respective.

 

Regulamentul intern (descris aici), conform Codului muncii reprezintă actul intern al unei organizaţii prin care se stabilesc, în conformitate cu prevederile legale, îndatoririle salariaţilor, măsurile ce se impun în vederea organizării muncii și asigurării disciplinei muncii, recompensele și sancţiunile, modul de cercetare al abaterilor disciplinare şi procedura aplicării sancţiunilor disciplinare.

 

Regulamentul de organizare şi funcţionare

 

Regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF) cuprinde în principal detalierea structurii organizaţiei și nu trebuie confundat cu Regulamentul intern.

 

Din analiza art. 40 alin. (1) lit. a) din Codul muncii (şi nu numai) rezultă, însă, şi obligativitatea întocmirii Regulamentului de organizare şi funcţionare.

 

In unităţile de stat, ROF se stabileşte prin act normativ, fiind reglementat expres.

 

Angajatorul privat are dreptul, nu obligaţia întocmirii acestuia, iar inspectorul de muncă nu va putea pretinde prezentarea acestui document şi nu va putea sancţiona angajatorul care nu l-a elaborat.

 

Totuşi, întocmirea ROF poate fi extrem de utilă, îndeosebi în cazul companiilor de dimensiuni medii şi mari, deoarece:

 

 

Regulamentul de organizare şi funcţionare este cunoscut şi sub denumirea de „manualul organizării” şi cuprinde două secţiuni.

 

În prima dintre acestea sunt cuprinse datele de identificare a firmei, profilul şi obiectul de activitate, organigrama generală, precum şi organismele de management participativ.

 

Cea de a doua secţiune se constituie într-o prezentare detaliată a principalelor subdiviziuni organizatorice ale firmei (departamente, compartimente, servicii şi birouri).

 

ROF priveşte mai puţin raportul dintre angajator și salariaţi, ci vizează mai mult structura internă a unităţii angajatoare.

 

Prin ROF se stabilesc, potrivit prevederilor legale, structura generală a unităţii, compartimentele de lucru (atelier, secţie, fabrică, birou, serviciu, direcţie, departament etc.) şi atribuţiile (competenţele) lor, conlucrarea dintre ele şi raporturile cu conducerea persoanei juridice respective, circuitul intern al documentelor şi m0dul lor de avizare.

 

De altfel, cele de mai sus se concretizează în practică, în organigrama unităţii şi în statul de funcţii, anexe la acest regulament.

 

Pentru că Regulamentul de organizare şi funcţionare a unităţii stă la baza întocmirii fişelor de post, ansamblul acestora (statul de funcţii) se poate constitui şi într-o anexă a lui, aspect, de altfel, recomandabil.

 

Chiar dacă nu s-ar pune problema obligativităţii regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţii, oportunitatea sa este indiscutabilă - rezultă din interdependenţa sa cu regulamentul intern - din modul de organizare şi funcţionare a unităţii decurg, logic, regulile ce trebuie respectate în procesul muncii.

 

Regulamentul de organizare şi funcţionare este cunoscut şi sub denumirea de „manualul organizării” şi cuprinde două secţiuni.

 

În prima dintre acestea sunt cuprinse datele de identificare a firmei, profilul şi obiectul de activitate, organigrama generală, precum şi organismele de management participativ.

 

Cea de a doua secţiune se constituie într-o prezentare detaliată a principalelor subdiviziuni organizatorice ale firmei (departamente, compartimente, servicii şi birouri).

 

 

Descrierile de funcţii cuprind elementele definitorii pentru fiecare funcţie din organizaţie.

 

Acest regulament descrie atât modul cum este structurată o organizaţie cu compartimente, birouri, servicii, secţii, direcţii, agenţii, sucursale - cât și atribuţiile si competenţele acestor subunităţi, raporturile dintre ele, raporturile cu conducerea organizaţiei, felul cum se iau şi se aplică deciziile.

 

ROF este vital pentru stabilirea conţinutului fișelor posturilor. El oferă totodată toate informaţiile necesare redactării acestor fişe, prezentând în detaliu atribuţiile, competențele, nivelurile de autoritate, responsabilităţile și mecanismele de relaţii din organizaţie.

 

ROF este un instrument de conducere care descrie structura unei organizaţii, prezentând pe diferitele ei componente atribuţii, competenţe, niveluri de autoritate, responsabilităţi, mecanisme de relaţii.

 

Pentru a fi un instrument eficient de organizare şi conducere ROF trebuie să îndeplinească următoarele calităţi:

 

 

Construirea unui ROF trebuie să aibă la bază informaţiile relevante legate de modul de funcţionare al organizaţiei, gruparea şi analizarea informaţiilor împreună cu managerii, specialiştii şi persoanele implicate în activitatea organizaţiei.

 

În acest sens, instrumente de lucru pot fi: fişa de lucru pentru ROF, fişa compartimentului, fişa de atribuţii, fişa de sarcini individuale, etc.

 

Actualizarea ROF trebuie să se realizeze ori de câte ori este necesar. Pentru actualizare se pot folosi aceleaşi documente de lucru ca şi la întocmire, menţionate mai sus.

 

Structura organizatorică a organizaţiei este constituită din ansamblul persoanelor şi subdiviziunilor astfel organizate încât să asigure realizarea obiectivelor propuse.

 

Posturile din organizație sunt pietrele ce compun structurile organizatorice. Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică a organizaţiei. El poate fi definit ca fiind ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care revin unui angajat.

 

Postul este componența cea mai importantă a structurii. De modul în care se realizează analiza şi proiectarea acestora depinde de cele mai multe ori succesul unei organizaţii.

 

Componentele postului formează aşa-numitul ,,triunghi de aur’’ al organizării unei instituții.

 

Totalitatea posturilor care prezintă aceleaşi caracteristici formează o funcţie.

 

Funcţiile pot fi de conducere sau de execuţie.

 

Ponderea ierarhică o reprezintă numărul de salariaţi conduşi nemijlocit de un manager.

 

Acest număr poate varia de la 4-8 subalterni pentru un manager de pe nivelul superior până la 20-30 pentru unul de la baza piramidei organizaţionale.

 

Compartimentul reprezintă ansamblul persoanelor care efectuează sarcini omogene şi/sau complementare şi care contribuie la realizarea aceloraşi obiective şi care sunt subordonate nemijlocit unui manager.

 

Totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeaşi distanţă de vârful piramidei organizatorice formează un nivel ierarhic.

 

Într-o organizaţie există de regulă trei niveluri manageriale: superior, de mijloc şi inferior.

 

Relaţiile organizatorice pot fi definite ca raporturile dintre celelalte subdiviziuni organizatorice instituite prin reglementări oficiale.

 

Așa cum am prezentat mai sus, acestea se divid în trei categorii: de autoritate, de cooperare şi de control.

 

Compartimentele de muncă sunt definite ca grupări de persoane cu atribuţii şi sarcini identice sau complementare cu caracter cvasistabil, subordonate unei unice autorităţi (şeful compartimentului), care acţionează în scopul realizării unor lucrări specifice şi care, de regulă, îşi desfăşoară activitatea într-un spaţiu dat.

 

Fiecare membru al grupării se supune, în egală măsură, autorităţii şefului de compartiment.

 

În cadrul compartimentelor de bază, simple, subalternii au doar atribuţii de execuţie, supunându-se autorităţii şefului.

 

Conducătorul/şeful este deţinătorul autorităţii nivelului ierarhic al compartimentului de bază; acesta este abilitat să repartizeze sarcinile, să facă evaluări, să propună mijloace de stimulare sau sancţiuni pentru subordonaţi.

 

Conducătorul/şeful este răspunzător în faţa şefului ierarhic superior pentru toate activităţile desfăşurate în cadrul compartimentului şi pentru nivelul performanţelor înregistrate de către subordonaţi.

 

În cadrul compartimentelor complexe, unii dintre salariaţi se supun şefului direct iar alţii se supun superiorului acestuia care are atribuţii integratoare.

 

După anvergura autorităţii pe care o reprezintă conducătorii, compartimentele sunt funcţionale şi ierarhice.

 

Compartimentele funcţionale se caracterizează prin autoritatea pe care o au conducătorii acestora de a îndruma şi de a dirija procesele de muncă aflate în sfera lor de activitate.

 

Compartimentele ierarhice se caracterizează prin nivelul superior de autoritate; şefii acestor compartimente adoptă decizii privind activitatea eşaloanelor inferioare, dau ordine, coordonează, controlează şi evaluează, pe baza analizelor efectuate de lucrătorii din compartimentele respective.

 

Din punctul de vedere al formalismului relaţiilor, între compartimente se stabilesc legături formale, statuate prin ROF.

 

Aceste legături pun în evidenţă fluxurile de informaţii şi de resurse şi permit realizarea cooperării, în vederea realizării sarcinilor adoptate de organizaţie.

 

Legăturile informale sunt expresia socializării, muncii şi a solidarităţii umane.

 

Din punct de vedere funcţional, legăturile dintre compartimente sunt:

 

 

Nivelurile ierarhice de distribuire a autorităţii sunt, evident, invers proporţionale cu numărul persoanelor aflate în diferite compartimente.

 

Pentru o structură standard, simplificată, la nivelul inferior se află compartimentele direct productive iar deasupra acestora se găsesc structurile care formează conducerea operativă.

 

Eşaloanele superioare sunt direcţiile de specialitate şi managerul general.

 

Înălţimea piramidei ierarhice este dată de numărul nivelurilor de conducere iar baza acesteia este proporţională cu numărul de salariaţi ai organizaţiei.

 

În ROF aşadar, sunt precizate atribuţiile şi conducerea fiecărui compartiment, birou, serviciu, secţie, direcţie, agenţie, unitate, sediu secundar, sucursală, cu sau fără personalitate juridică, etc.

 

De asemenea, trebuie precizat raportul dintre subunităţi și organismele de conducere din unitate, luarea deciziilor și aplicarea lor.

 

La cerere, oferim consiliere de specialitate pe linia întocmirii / completării Regulamentului intern și a Regulamentului de organizare şi funcționare.

 

Referinte:

 

  1. "Curs Management” Conf. univ. dr. Vladimir-Codrin Ionescu;
  2. "Curs Dreptul muncii și securităţii sociale” Alexandru Ţiclea, Laura Georgescu, Ana Ștefănescu, Corneliu Benţe;
  3. Codul Muncii, republicat.

 

Autor: Ionut NISTOR - consilier juridic

 

Foto: Sharon McCutcheon pe Unsplash 

 

Daca ti-a placut acest articol si vrei sa fii la curent cu ultimele informatii legislative, urmareste-ne pe Facebook, selecteaza din meniul "Following/Urmareste" casuta "See first/Vezi mai intai".

 

Multumim!

 

 

Copyright © 2004-2021. Toate drepturile rezervate LEGIStm.

iLegis
Legislatie Romaneasca
Legislatie Europeana
Practica Judiciara
Jurisprudenta Romaneasca si Europeana

CERE OFERTA NOASTRA!
Copyright © 2021. Toate drepturile rezervate LEGIS TM. Web design by Royalty